海外仓一件代发全流程讲解

大雄大咖

现在有一种叫“一件代发”的模式，做物流这块的同学应该都很熟悉。但之前都是在国内的系统下运行，如果是出海的海外仓，方法有哪些不一样的？这篇文章，我们来看看作者的总结。

一、什么是海外仓一件代发
海外仓一件代发是从中国出口通过海远、陆运、空运的方式，将货物集约批量发送至国外仓库（一般指第三方海外仓），海外仓提供货物暂存、库存管理、产品 SKU管理、售后等服务，实现本地销售、本地配送这样的跨国物流形式。

在本地销售和配送方面，海外仓凭借其在当地的仓储设施，实现了货物的快速配送。消费者下单后，商品可从当地仓库直接发货，大大缩短了配送时间，通常能在1-3天内送达，与本地电商购物体验无异。不仅提高了客户的购物体验，还有助于卖家提高产品的竞争力，拓展海外市场份额。

海外仓一件代发不仅仅是一种物流仓储设施，目前在中国已经成为一种出口贸易形式：9810/9710（国家政策推动）

• 9810 模式（跨境电子商务出口海外仓），适用于境内企业先将货物通过跨境物流出口至海外仓，通过跨境电商平台实现交易后从海外仓送达境外购买者的贸易形式。这种模式有助于企业提前布局海外市场，提高货物配送效率，满足境外消费者快速收货的需求。
• 9710 模式（跨境电子商务企业对企业直接出口），则是境内企业通过跨境电商平台与境外企业达成交易后，通过跨境物流将货物直接出口至境外企业的模式。它简化了传统贸易流程，降低了贸易成本，促进了跨境电商 B2B 业务的发展，使企业能够更高效地开展国际贸易合作。
  
  

二、海外仓一件代发主要服务范围

• 产品录入和维护：电商卖家客户在海外仓系统 OMS 端，将自己的商品信息录入，并进行管理的动作（一件代发的产品管理粒度一般为 SKU）；
• 入库预报：电商卖家客户在 OMS创建入库单，将具体的发货信息预报到WMS，告知海外仓库预计于何时入库何种产品。
• 海外仓收货上架：海外仓库根据客户预报的入库单信息，提前安排接收计划，等到货物实际到达华为仓库后，执行收货、拆箱清点、测量尺重、上架等一些列入库动作。
• 订单处理：海外仓库将卖家客户提交的B2B/B2C订单按需进行处理，根据出库单要求做拣货、打包、贴面单等动作。
• 出库配送：海外仓库可提供本土快递的打单能力，将客户订单的包裹扫描签出，出库后交付本地物流（包括本土快递、卡车零担物流等），并回传快递单号。
• 退换货：提供退货、换货等电商订单附加服务。
• 售后服务：诸如：退货处理、销毁处理、物流索赔、销毁处理、包装定制、二次加工（贴标、清洁、组套）、产品质检、故障维修等。
  
  

三、一件代发流程详述1. 业务流程图
1）一件代发业务全流程

2）一件代发入库环节流程图

3）一件代发订单出库环节流程图

四、业务核心流程概述1. 产品资料录入与审核

• 录入产品SKU信息：客户在海外仓系统OMS客户端录入产品资料，如：SKU、品名、包装、尺才、重量等，确保产品资料准确无误，特别是产品的尺重信息，后续会影响到海外仓操作费、仓租费等计费。
• 海外仓接收并审核产品资料：海外仓库在WMS端查看客户提交的产品资料，需要关注产品异常数据（是否违规产品，是否属于仓库经营范围内可管理的产品类目等），确保所有必填项完整且格式正确（海外仓收到产品后，产品首次入库会进行尺寸重量测量）。
  
  

2. 货物预报与发货计划
1）客户预报入库信息

客户通过OMS系统、邮件或微信等渠道，预报即将发往指定海外仓库的入库单信息，包括：

• 入库海外仓、预计发货日期、预计到货日期
• 发货形式（自发头程 or 代理头程）
• 入仓形式（快递 or 散箱 or 集装箱拼柜等）
• 入库货物信息（SKU数量、品名、包装、尺寸、箱数、箱唛信息等）
  
  

2）海外仓仓储团队接收

• WMS系统同步接受客户预报的入库单信息
• 仓储团队查询入库单信息，了解客户的发货计划，安排货物接受工作
• 一般海外仓会要求客户发货时候提供随箱装货单，也叫装箱单，装箱单会清楚的记录和说明每个箱型具体装了什么品类的SKU，每箱每种SKU的数量等，仓库卸货时会拿着装箱单一边卸一边核对。
  

3. 发货确认与物流跟踪

• 客户确认：客户在OMS端确认的实际出货时间及相关信息并通知海外仓，确保出货时间准确，以便仓储团队安排接收。
• 物流跟踪：海外仓库跟踪客户入库单内集装箱或快递物流动态，了解货物预计抵达港口的时间，确保及时获取物流信息，以便做好接收准备。
• 仓储团队准备：海外仓库根据入库单货物预计抵达的时间，确认卸货平台、拆箱人员等准备情况。
• 制定库位和货架计划，确保接收流程顺畅，提高入库效率
  
  

4. 货物拆箱与入库
1）收货准备

• 海外仓团队提前收到入库通知，包括预计到货时间、货物数量、规格等信息。
• 根据货物类型和数量，安排足够的仓储空间和人力资源。
  
  

2）货物验收

• 货物抵达后，仓库人员进行外观检查，确认包装完好，无破损、变形等情况。
• 使用扫描枪或RFID设备扫描货物上的条形码或二维码，进行快速入库登记。
• 核对实际到货数量与预报数量是否一致，如有差异，立即与客户沟通确认。
  
  

3）货物上架

• 根据货物类别、尺寸、重量等因素，将货物合理分配到不同货架或存储区域。
• 使用仓储管理系统(WMS）记录货物存储位置以及对应的存储数量，确保后续快速定位。
• 产品/货物上架后，产生产品 SKU库存，开始计算仓租及库龄。
• 对于易碎、贵重物品，一般海外仓会采取特殊保护措施，如：加贴醒目标识、使用专用货架等。
  
  

5. 订单处理与拣货
1）客户提交出库订单，客户/卖家创建出库单有一般有四种方式

• 手动创建订单：使用 OMS 端的创建出库单，创建单个出库单后提交并审核，将出库单同步至海外仓 WMS 端；
• 平台同步订单：客户/卖家通过 OMS 端完成电商平台店铺账号授权或绑定，以平台推单的形式，将电商平台的订单自动同步到 OMS 系统。客户/卖家可以设置自动提交并审核，将订单同步至海外仓 WMS；或者可以手动处理具体的订单后再提交至海外仓 WMS；
• ERP 拉单：客户/卖家通过 OMS 系统授权 ERP 系统，完成系统和系统间的 API 对接，OMS 系统将会定时的自动从 ERP 系统拉取订单，拉取后的订单可设置自动或手动提交至海外仓 WMS；
• OMS 批量导入订单：下载系统提供的导入模板，编辑好具体的订单数据后，使用文件上传，创建多条出库订单，并提交至海外仓 WMS。
  
  

2）海外仓库接收订单并审核

海外仓系统实时接收来自 OMS 同步的订单信息，自动或人工检查产品库存并审核订单有效性，确保可执行订单进入处理流程，有问题及时与卖家沟通修正。

3）拣货任务分配

出库单审核通过后， WMS系统将根据已设置的配置，把订单分别分配给具体的拣货员，并为其生成拣货任务单。

4）拣货下架

• 拣货员根据拣货任务单上的商品信息和存储位置，前往指定货架进行拣货，使用扫描设备确认拣货信息，保证拣货作业的正确性。
• 订单处理时效：海外仓库处理出库订单时，一般都会按照每日出库作业截单时间，操作此时间前提交至WMS的出库单，出库作业截单时间后提交进来的订单，将在第二天处理。
  
  

6. 货物分拣与贴标
1）分拣作业

• 拣货下架完成后，分拣员根据订单信息将商品进行分拣，确保每个订单的商品准确无误。避免订单商品混淆。
• 如需二次分拣，分拣员会使用扫描枪扫SKU 的二维码条形码，一个订单内的所有SKU 都扫到后，系统会自动为该订单生成对应的物流面单。
  
  

2）贴标作业

• 在包裹上粘贴物流标签和必要的客户信息，放置在待出库区域。
• 产品包装：一件代发订单内产品出库时，必须要有一个独立包装，最好是快递纸箱或是不透明的快递袋，或者白色泡沫袋等，另外一般对彩盒包装的货物不会直接发货，还需要额外加一个包装后再贴面单出库。
  
  

7. 出库与物流交接

• 出库前检查在包裹出库前，进行最后的检查，包括包裹的完整性、物流标签的准确性，二次扫码核对等。出库检查要保证严谨性，降低错误发货风险。
• 物流交接海外仓库与快递公司进行包裹交接，记录交接时间、数量等信息，并使用物流公司的追踪系统更新物流信息。确保交接信息准确性与物流信息更新及时性，保证包裹顺利进入配送环节。
• 库存更新WMS 操作确认订单出库完成后，系统自动更新产品 SKU库存信息。确保库存数据更新及时准确，为库存管理提供可靠依据。
  
  

8. 退换货处理

• 接收退货：仓库接收卖家指令关于退换货的货物，确保退货接收及时，避免延误。
• 退货检查与入库：对退货进行检查，确认货物状态，根据检查结果进行入库或处理，确保退货处理规范，提高客户满意度。
  
  

仓库收到退货之后会在系统生成一个认领单，客户根据认领单内的照片判断并决策。

五、总结
海外仓一件代发作为一种高效的物流配送模式，为跨境电商带来了极大的便利。通过优化流程、提升服务质量，商家能够更好地满足客户需求，实现业务的快速增长。